FAQ
Häufig gestellte Fragen zum Thema Finanzbuchhaltung
Allgemeines
Der Buchhaltung vorgelegte Rechnungen müssen folgende Pflichtangaben enthalten.
- Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
- Name und Anschrift des Abnehmers der Lieferung oder Leistung (Leistungsempfänger)
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder Leistungszeitraum
- Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
- Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt
- anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
- erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): Bei Ausführung einer sonstigen Leistung im Inland an einen Unternehmer für sein Unternehmen, bei der sich der Leistungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet befindet und der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 3a Abs. 2, § 13b UStG), ist neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers auch die des Leistungsempfängers anzugeben (§ 14a Abs. 1 und 3 UStG).
- bei steuerpflichtigen Umsätzen, für die der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist, ist außerdem auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft nach Art. 196 MwStSystRL hinzuweisen. Dies betrifft Umsätze i.S. § 13b Abs. 2 UStG, also u.a. Werklieferungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers als auch Umsätze bzw. sonstige Leistungen an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat (Reverse-Charge-Verfahren).
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen (diese darf nur einmalig vergeben werden)
- bei Zahlung vor Erbringung der Leistung der Zeitpunkt der Vorauszahlung
- jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (z.B. Bonus-Vereinbarungen)
- bei Lieferungen/Leistungen an Grundstücken (Handwerkerleistungen) für private Leistungsempfänger oder Unternehmer, die die Leistung für private Zwecke verwenden, Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht: „Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren“
- Abrechnung im Gutschriftsverfahren: Rechnet der Leistungsempfänger mittels einer Gutschrift ab, muss dieser Sachverhalt in der Rechnung gesondert angegeben werden, etwa durch das Wort „Gutschrift“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG)
- bei Übergang der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger (§ 13b UStG): Die Rechnung muss zwingend die Angabe: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten (§ 14a Abs. 5 UStG)
- bei Reiseleistungen: Abrechnungen über Reiseleistungen müssen die Angabe “Sonderregelung für Reisebüros“ enthalten (§ 14a Abs. 6 Satz 1 UStG).
- bei Anwendung der Differenzbesteuerung: Für Rechnungen aus Umsätzen mit Gebrauchsgegenständen, für die die Differenzbesteuerung in Anspruch genommen wird, gelten Pflichtangaben, vgl. 14a Abs. 6 Satz 1 UStG.
- „Gebrauchsgegenstände/Sonderregelung“,
- „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder
- „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“
Beispiel: Rechnungsmuster.pdf
Darüber hinaus gibt es noch weitere Besonderheiten in bestimmten Fällen (z.B. Leistungsempfänger als Steuerschuldner – „Reverse-Charge-Verfahren“; Abrechnung im Gutschriftsverfahren; Anwendung Differenzbesteuerung etc.) zu beachten. Sofern diese Tatbestände auf Sie zutreffen, werden wir Sie hierüber im Einzelnen gerne gesondert informieren.
Der Begriff der Sollversteuerung und Istversteuerung ist im Rahmen der Umsatzbesteuerung von Ausgangsumsätzen von Bedeutung. Die Sollversteuerung wird auch „Besteuerung nach vereinbarten Entgelten“ genannt. Denn im Rahmen der Sollversteuerung wird die Umsatzsteuer bereits bei Leistungserbringung fällig. Demgegenüber wird die Istversteuerung auch „Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten“ genannt, da die Umsatzsteuer demnach erst beim Geldeingang fällig wird.
Es ist zu beachten, dass die Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten nur auf Antrag und bei bestimmten Umsatzgrößen (bis 500.000 EUR) möglich ist. Bei Freiberuflern ist der entsprechende Antrag auch ohne Einhaltung bestimmter Umsatzgrößen möglich. Gerne beraten wir Sie, inwieweit ein solcher Antrag für Ihr Unternehmen möglich und auch vorteilhaft ist.
Sie können die verschiedenen Auswertungen gerne individuell auf Ihr Unternehmen angepasst erhalten. Dabei kann u.a. eine Individualisierung Ihrer betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) mit Soll/Ist-Vergleichen, konsolidierten Auswertungen und Statistiken nach Ihren Wünschen angefertigt werden.
Diese Auswertungen werden Ihnen über die Plattform „Datev Unternehmen Online“ oder auf dem bisher Ihnen bekannten Weg zur Verfügung gestellt.
Sprechen Sie uns gerne an, sodass wir eine speziell auf Ihr Unternehmen sowie Ihre Bedürfnisse angepasste BWA für Sie erstellen können. Hier legen wir Wert darauf, dass wir Sie – weg von den DATEV Standard BWAs – individuell beraten und auch individuelle Auswertungen für Sie erzeugen, womit Sie als Unternehmen effektiv arbeiten können. Nichts mögen wir weniger, als dass Sie nach Erhalt Ihrer BWA mit eigenen Excel Listen weiterarbeiten müssen, um die für Sie gewünschten Auswertungen zu erhalten.
Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag € 250,00 nicht übersteigt. Folgende Angaben sind zu machen:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Rechnungsausstellers)
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Dienstleistung
- Bruttobetrag, Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
- das Ausstellungsdatum
Nicht erforderlich sind:
- die Steuernummer des Leistenden
- Angaben zum Leistungsempfänger (Rechnungsempfängers)
- Lieferdatum
- Angabe einer Rechnungsnummer (fortlaufenden)
Die Vereinfachungsregelungen gelten nicht bei Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen oder wenn die Steuerschuldnerschaft beim Leistungsempfänger liegt (vgl. § 13b UStG).
Bei Gutschriften handelt es sich um eine vom Leistungsempfänger für eine Lieferung oder sonstige Leistung ausgestellte Rechnung (§ 14 Abs. 2 UStG). Rechnet der Leistungsempfänger mittels einer Gutschrift ab, muss dieser Sachverhalt in der Rechnung gesondert, etwa durch das Wort "Gutschrift", angegeben werden (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG). Eine Abrechnung durch Gutschrift setzt eine vorherige Vereinbarung voraus. Die Vereinbarung kann auch mündlich (formlos) erfolgen. Widerspricht der Gutschriftsempfänger (der leistende Unternehmer), verliert die Gutschrift die Wirkung einer Rechnung.
Die Gutschrift muss dem leistenden Unternehmer zugestellt worden sein, damit sie Wirkung erlangt und auch der Vorsteuerabzug einer ggf. auf der Gutschrift ausgewiesenen Umsatzsteuer greift. Widerspricht der Gutschriftsempfänger, darf sich der Gutschriftaussteller nicht mehr durch seine eigene Abrechnung den Vorsteuerabzug eröffnen, sondern muss hierfür die entsprechende Rechnung des leistenden Unternehmers zugrunde legen.
Damit Ihre Kunden sich auch schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen können, ist es empfehlenswert, die Umsatzsteuer auf einer Anzahlungsrechnung entsprechend auszuweisen. Doch unabhängig davon, ob in einer Anzahlung ein gesonderter Ausweis der Umsatzsteuer erfolgt ist oder nicht, entsteht diese nach den Regelungen der sogenannten Mindest-Ist-Besteuerung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG) bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraumes, in dem das Teilentgelt (die Anzahlung) vereinnahmt worden ist. Erfolgte in der Anzahlungsrechnung kein gesonderter Umsatzsteuerausweis, muss der Zahlungsempfänger die Umsatzsteuer herausrechnen. Der, die Zahlung leistende kann aber keinen Vorsteueranspruch geltend machen. Daher empfiehlt es sich, die Umsatzsteuer auch bei Anzahlungsrechnungen gesondert auszuweisen. Im Übrigen gelten hier die üblichen Rechnungsmerkmale.
Bei der Endabrechnung müssen Sie jedoch vorsichtig sein:
Wird über die tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet („Endrechnung“), so sind in ihr die vor Ausführung der Lieferung/sonstigen Leistung vereinnahmten Anzahlungen und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen (wenn Sie über diese Anzahlungen Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt haben). Sie erstellen also eine ganz „normale“ Rechnung über das Gesamtprojekt und ziehen dann die einzelnen vereinnahmten Anzahlungen mit den jeweils darauf entfallenden Steuerbeträgen ab. Bei mehreren Teilbeträgen (Anzahlungsbeträgen) kann der Gesamtbetrag der Anzahlungen und die darauf entfallenden Steuerbeträge in einer Summe angeführt werden.
Oder in der Endabrechnung wird die Umsatzsteuer nicht vom Gesamtentgelt, sondern nur hinsichtlich des Restentgelts ausgewiesen und die in den Anzahlungsrechnungen enthaltenen Steuerbeträge zusätzlich angegeben (vgl. Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) Ziff, 14.8 Abs. 7, Bsp. 3).
Zum Beispiel (Steuersatz 19 %)
| Gesamtentgelt netto | € 9.000,00 |
| Zzgl. USt 19 % | € 1.710,00 |
| Gesamtpreis | € 10.710,00 |
| ./. Anzahlungen (inkl. USt) | € 7.735,00 |
| Restzahlung | € 2.975,00 |
| darin enthaltene Umsatzsteuer | € 475,00 |
| In den Abschlagszahlungen enthaltene Umsatzsteuer | € 1.235,00 |
Die Buchführungspflichten im Steuerrecht knüpfen an die handelsrechtlichen Bestimmungen an. Nach handelsrechtlichen Vorschriften (§§ 1-7 sowie § 238 des Handelsgesetzbuches (HGB)) sind zur Buchführung im Handelsrecht – und damit auch zur Buchführung im Steuerrecht (vgl. § 140 Abgabenordnung AO) verpflichtet:
| Rechtsform | Umsatzgrenze | Art des Rechnungswesens |
| Einzelunternehmen und Personengesellschaften (OG, KG) | an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen Umsatzerlöse von mehr als € 600.000,00 oder Gewinn von mehr als € 60.000,00 im Wirtschaftsjahr | Verpflichtend: doppelte Buchführung |
| Personengesellschaften (OHG, KG, GmbH & Co. KG) | keine; Voraussetzung: Personengesellschaft betreibt ein Handelsgewerbe | Verpflichtend: doppelte Buchführung |
| Kapitalgesellschaften (GmbH, AG KGaA, eingetragene Genossenschaft, eingetragene BGB Gesellschaft) | keine | Verpflichtend: doppelte Buchführung |
Werden die genannten Buchführungsgrenzen einmalig überschritten, kann ein Antrag auf Befreiung von der Buchführungspflicht gestellt werden. Einem solchen wird aber nur entsprochen, wenn nicht erwartet werden kann, dass die Grenzen wiederholt überschritten werden.
Freiberufler
Keine gesetzliche Buchführungspflicht besteht für freie Berufe (z. B.: Ärzte, Rechtsanwälte, Künstler, Notare), es sei denn, diese üben ihre Tätigkeit in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft (GmbH usw.) oder einer Personengesellschaft (OHG, GmbH & Co. KG) aus. In diesem Fall besteht Buchführungspflicht auch für die freien Berufe. In allen übrigen Fällen besteht jedoch die Möglichkeit, freiwillig Bücher zu führen. Des Weiteren gelten die Werte nicht für Unternehmer, die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung oder aus Kapitalvermögen erzielen.
Land- und Forstwirte sind nach dem Handelsgesetzbuch nicht buchführungspflichtig. Jedoch sind sie laut Abgabenordnung ab einem Umsatz von mehr als € 600.000,00 oder selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert von mehr als €25.000,00 (gilt bis VAZ 2024) oder (ab 2025 ausschließlich) einem Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als € 60.000,00 im Kalenderjahr zum Führen von Büchern verpflichtet (§ 141 Abgabenordnung AO).
Die Buchführungspflicht ist unabhängig von der Eintragung ins Handelsregister.
Betriebsgründung
Die Gewinnermittlung bei Gründung eines Betriebs richtet sich nach der Rechtsform. Eine Buchführungspflicht besteht daher nur für Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften. Angehörige der freien Berufe haben die Wahlfreiheit zwischen einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung und einer freiwilligen Buchführung. Für Einzelkaufleute gelten die allgemeinen Umsatz-/Gewinngrenzen bei Neugründungen schon dann, wenn die Werte am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden (Umsatzerlöse von nicht mehr als € 600.000,00, nicht mehr als € 60.000,00 Jahresüberschuss).
Bewahren Sie immer die Originale auf!
Aufzubewahren sind:
- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Konzernabschlüsse, Lageberichte, Konzernlageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
- die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Kopien aller abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
- Buchungsbelege
- Unterlagen, die einer Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben
- alle weiteren Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Die Aufbewahrung der original in Papierform erhaltenen Dokumente kann mittels Datenträger erfolgen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist und wenn das dabei angewandte Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Original elektronisch erhaltene Dokumente sind im elektronischen Zustand aufzubewahren, da es sich hierbei um originär digitale Dokumente handelt.
Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten wäre der Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments (Einzelheiten zu den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form vgl. BMF-Schreiben vom 28.11.2019 BStBl 2019 I S. 1269 sowie BMF v. 4.5. 2020 BStBl 2020 I S. 518).
Bei der elektronischen Archivierung ist der Steuerpflichtige verpflichtet, innerhalb einer angemessenen Frist jene Hilfsmittel der Finanzverwaltung zur Verfügung zu stellen, die nötig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen. Auch die Kosten dafür sind vom Steuerpflichtigen zu tragen.
Grundsätzlich müssen Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Für empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe sowie für Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie für alle sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.
Die Frist beginnt zu laufen am Ende des Jahres
- in dem die letzten Eintragungen in das Handelsbuch gemacht worden sind
- für das die letzten Buchungen vorgenommen wurden
- in dem das Inventar aufgestellt worden ist
- in dem die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt wurde
- in dem der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden ist
- in dem der Buchungsbeleg entstanden ist.
Bei einem Wirtschaftsjahr läuft die Frist am Ende des Jahres aus, in dem das Wirtschaftsjahr endet. Wichtig: die Aufbewahrungspflicht endet nicht auch mit dem Ende der Buchführungspflicht.
Betriebsprüfungen zehn Jahre zurück
Bitte beachten Sie, dass Betriebsprüfungen bis zehn Jahre zurück möglich sind.
Unsere Zusammenarbeit
Es ist zu unterscheiden, ob Sie ein Bilanzierer oder ob Sie ein Einnahmen-Überschuss-Rechner sind. Wenn Sie bilanzieren, müssen Sie die Ausgangsrechnungen getrennt von den Eingangsrechnungen chronologisch ordnen. Die Bankauszüge und die dazugehörigen Überweisungsbelege müssen getrennt nach den jeweiligen Banken und Konten chronologisch geordnet sein. Die Auszüge für Kreditkarten sind ebenfalls nach Kreditkartenunternehmen getrennt und chronologisch zu ordnen. Des Weiteren benötigen wir einen Ausdruck bzw. Kopie des Kassenbuches.
Wenn Sie ein Einnahmen-Überschuss-Rechner sind, müssen die Bankauszüge bzw. Kreditkartenauszüge getrennt nach Banken und Konten bzw. Kreditkartenunternehmen chronologisch geordnet werden. Jedem Kontoauszug sind die betreffenden Ausgangs- und Eingangsrechnungen beizulegen.
Ferner benötigen wir einen Ausdruck bzw. eine Kopie des Kassenbuches.
Sie haben einen festen Ansprechpartner aus unserem Lohn-Team, der Ihnen als Experte/in bei Fragen rund um den Lohn zur Seite steht. Selbstverständlich ist bei urlaubs- oder krankheitsbedingter Abwesenheit Ihres Ansprechpartners eine uneingeschränkte Betreuung durch unser Lohn-Team sichergestellt.
Wir sind für Sie telefonisch, per Fax, E-Mail oder auf dem Postweg erreichbar.
Unsere Leistungen im Rahmen der Lohnbuchhaltung rechnen wir transparent und nachvollziehbar ab. Während die Erstellung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen, d.h. die Führung von Lohnkonten und Anfertigung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, mit einer monatlichen Pauschale pro Mitarbeiter abgerechnet wird, fallen für Beratungsleistungen sowie die Betreuung von Prüfungen Aufwendungen nach Zeitaufwand an. Sehr gerne erstellen wir für Sie auf Anfrage ein Angebot über unsere Leistungen im Bereich der Lohnbuchhaltung.
Checkliste Finanzbuchhaltung zum Download
Hier können Sie sich unsere Checkliste Finanzbuchhaltung als PDF herunterladen.
Bei Fragen oder Anliegen können Sie sich jederzeit gerne an uns wenden.
Wir stehen Ihnen unter nachstehenden Kontaktdaten gerne zur Verfügung.
Per E-Mail: finanzbuchhaltung@schlecht-partner.de
Schlecht und Partner
Friedhofstraße 45/47
70191 Stuttgart
Tel.: 0711 40 05 40 50
Schlecht und Partner
Barer Straße 7
80333 München
Tel.: 089 24 29 16 0